Bonnetjes en Facturen Bewaren voor je Administratie | Persoonlijke Boekhouding Nederland

Wettelijke Bewaartermijnen: Wat Moet Je Hoe Lang Bewaren?

In Nederland gelden verschillende wettelijke bewaartermijnen voor financiële documenten. De Belastingdienst kan tot 5 jaar terug belastingaangifte controleren, dus bewaar je belangrijkste financiële documenten minimaal deze periode. Voor ondernemers geldt zelfs een fiscale bewaarplicht van 7 jaar. Maar welke documenten moet je precies bewaren?

7 jaar bewaren (zakelijk)

Grootboek en financiële administratie
Facturen (verzonden en ontvangen)
Bankafschriften voor zakelijke rekeningen
Contracten en overeenkomsten
Debiteuren- en crediteurenadministratie

5 jaar bewaren (privé)

Jaaropgaven en salarisstroken
Hypotheekgegevens en woningdocumenten
Bewijzen van grote aankopen
Belastingaangiftes en -aanslagen
Bankafschriften privérekening

2 jaar bewaren

Bonnetjes van kleinere aankopen
Garantiebewijzen (tot garantie verloopt)
Zorgverzekeringsdocumenten
Huurcontracten (na afloop)
Telefoon- en internetfacturen

Let op: sommige documenten hebben een langere bewaartermijn. Bewaar bijvoorbeeld eigendomsbewijzen van je woning, pensioengegevens en levensverzekeringen voor onbepaalde tijd. Voor medische gegevens geldt vaak een termijn van 15 jaar.

Geordende financiële administratie met mappen voor verschillende documenten

Slim Organiseren: Een Efficiënt Systeem voor Je Administratie

Een goed georganiseerde administratie bespaart je tijd en stress, vooral bij de jaarlijkse belastingaangifte. Maar hoe zet je een efficiënt systeem op? Hier volgen praktische tips om je bonnetjes en facturen overzichtelijk te bewaren.

1. Digitaliseer waar mogelijk

Scan of fotografeer bonnetjes en facturen direct na ontvangst. Thermisch kassabonpapier vervaagt na verloop van tijd, dus digitaliseren is essentieel voor langdurige bewaring. Gebruik een app zoals CamScanner of de scanfunctie in je notities-app.

2. Gebruik een logisch mappenstructuur

Organiseer je digitale documenten in een heldere mappenstructuur. Maak hoofdmappen per jaar, met submappen voor verschillende categorieën zoals 'Woning', 'Verzekeringen', 'Medisch', 'Grote aankopen', etc. Voor fysieke documenten werkt een soortgelijk systeem met ordners of archiefmappen.

3. Benoem bestanden consistent

Gebruik een consistent naamgevingssysteem voor je bestanden, bijvoorbeeld: "JJJJ-MM-DD_Leverancier_Omschrijving.pdf". Door de datum vooraan te plaatsen staan documenten automatisch chronologisch gesorteerd.

4. Back-up is essentieel

Zorg voor regelmatige back-ups van je digitale administratie. Gebruik een combinatie van cloudopslag (zoals Google Drive, Dropbox of OneDrive) en een externe harde schijf. Voor zeer belangrijke documenten zoals eigendomsbewijzen is een fysieke kopie in een brandwerende kluis aan te raden.

5. Plan regelmatige opschoonsessies

Reserveer elk kwartaal tijd om je administratie bij te werken en op te schonen. Verwijder documenten die niet meer bewaard hoeven te worden en controleer of alles correct is gearchiveerd. Dit voorkomt dat je administratie uitgroeit tot een onbeheersbare berg papier of digitale bestanden.

In de Praktijk: Wat Bewaar Je Wel en Niet?

Het bijhouden van alle bonnetjes en facturen kan overweldigend lijken. Daarom is het belangrijk om onderscheid te maken tussen wat echt bewaard moet worden en wat weggegooid kan worden. Hier volgen enkele praktische richtlijnen:

Altijd bewaren

Grote aankopen - Bewaar bonnetjes en facturen van duurzame goederen zoals elektronica, meubels en apparaten, minimaal tot de garantietermijn is verstreken.
Woninggerelateerde kosten - Bewaar alle documentatie over hypotheek, verbouwingen en onderhoud. Deze kunnen aftrekbaar zijn voor de belasting of van belang bij verkoop.
Medische kosten - Bewaar bewijzen van medische uitgaven, vooral als deze (deels) vergoed worden door verzekeringen of fiscaal aftrekbaar zijn.
Zakelijke uitgaven - Als ZZP'er of ondernemer moet je alle zakelijke bonnetjes en facturen bewaren voor je belastingaangifte.
Online aankopen - Bewaar bevestigingsmails en facturen van online aankopen, inclusief betalingsbewijzen.

Niet nodig om te bewaren

Dagelijkse boodschappen - Kassabonnen van supermarktbezoeken hoef je niet te bewaren, tenzij je specifieke producten voor zakelijk gebruik koopt.
Pintransacties - Bonnetjes van pinbetalingen voor kleine bedragen kunnen weg zodra je hebt gecontroleerd dat de betaling correct op je bankafschrift staat.
Vervallen garantiebewijzen - Gooi garantiebewijzen weg zodra de garantieperiode is verstreken.
Verouderde handleidingen - Handleidingen van apparaten die je niet meer bezit of waarvan digitale versies beschikbaar zijn.
Oude nutsrekeningen - Bewaar alleen de jaaroverzichten van je nutsvoorzieningen, niet elke maandelijkse factuur.

De sleutel tot succes: Consistentie

Het belangrijkste aspect van een goede financiële administratie is consistentie. Verwerk nieuwe documenten direct in je systeem en houd je aan je eigen regels. Vijf minuten per week besteden aan het ordenen van je administratie bespaart je uren zoekwerk tijdens de belastingaangifte.

Overweeg het gebruik van speciale apps voor financiële administratie die bonnetjes automatisch kunnen categoriseren en koppelen aan je bankrekening. Dit maakt het bijhouden van je uitgaven nog eenvoudiger en geeft je bovendien inzicht in je uitgavenpatroon.

Persoon sorteert financiële documenten aan bureau met laptop

Bonnetjes en Facturen Bewaren: Wat Moet Je Bijhouden?